, Tin tức V-OFFICE

Virtual Office – Xu thế “ văn phòng ảo” trong đời “thật”

Virtual Office – hay còn được biết đến là các văn phòng ảo – đang ngày càng trở nên phổ biến. Chỉ trong vài năm, chủ doanh nghiệp; nhà đầu tư; cộng đồng từ nghi ngại, tò mò chuyển thành tin tưởng, ưa chuộng loại hình đặc biệt này. Virtual office rốt cuộc là gì; và đã tạo ra xu hướng mới ở Việt Nam ra sao?

 

Virtual office có ảo?

Trong tiếng Anh, “virtual” có nghĩa là “thực – thực sự”; nhưng trong vật lý, khái niệm này có nghĩa là “hình phản chiếu/vật phản chiếu”, do đó dịch theo nghĩa đen là “ảo”. Tại Việt Nam, mọi người hay dùng cách chuyển ngữ Virtual office = Văn phòng ảo; làm đôi khi nhiều người nghĩ rằng ảo là không có thật.

Nhưng thực tế không hề như vậy. Hãy hiểu theo cách đơn giản, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của các công ty. Văn phòng này có tất cả các tiệc ích của một văn phòng chuyên nghiệp: nhân viên lễ tân trả lời điện thoại; Có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để người thuê sử dụng. Bởi thế, các hoạt động và tiện ích của các văn phòng này lại “thật” đến không ngờ.

 

Loại hình này bắt nguồn từ đâu?

Tại các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang nơi khác là một vấn đề lớn thực sự. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc mất rất nhiều thời gian, cơ hội, chi phí,… Vì vậy, việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn.

Nhận thấy vấn đề này, vào năm 1994, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết khiến cả thế giới trầm trồ. Đó là thành lập công ty Virtual Office Inc (theo tờ Business Plus. Daily Camera. 17/2/1995) – cung cấp dịch vụ cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Giải pháp Virtual office đã chính thức ra đời như thế.

 

Điều gì khiến xu hướng ngày càng lan rộng đến vậy?

 

Câu trả lời chắc chắn nằm ở những giá trị mà “văn phòng ảo” mang lại; bên cạnh nhược điểm duy nhất là việc phải thông báo cho phía cho thuê khi muốn tiếp khách hoặc diễn ra cuộc họp; cũng như khó khăn về lòng tin ban đầu nếu khách hàng, đối tác chưa hiểu rõ về “văn phòng ảo”.

Có thể nói ưu điểm lớn nhất mà thuê virtual office sở hữu đó chính là tiết kiệm tới 80% chi phí – vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do mà thị trường văn phòng ảo hiện nay sôi nổi hơn bao giờ hết.

Tiếp theo, không thể không kể tới những tiện ích kèm: Doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc cung ứng các trang thiết bị, nội thất..cho văn phòng. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng về rủi ro về giá cả, chất lượng; Tạo điều kiện để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhân lực. Bởi văn phòng ảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết mà một văn phòng thực cần. Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp được kết nối với khách hàng 24/24.

Quan trọng hơn cả, virtual office cũng rất thích hợp với những chủ doanh nghiệp hay di chuyển; các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thật sự cần một văn phòng cố định; công ty muốn mở thêm chi nhánh; hay là các doanh nghiệp nước ngoài.

Vậy, có nên đón nhận xu thế?

Không phải xu thế nào tốt cũng phù hợp với công ty. Do đó, trước khi quyết định sử dụng một “văn phòng ảo” thay vì một “văn phòng thật”, hãy suy xét thật kĩ nhé. Đặc biệt nên tìm hiểu về uy tín của bên cho thuê để tránh những rủi ro không đáng có.

 

 

 

Post Your Thoughts

Close

Đăng ký trải nghiệm

Would you like to see our space before joining? Come and visit our coworking space. Please fill out the form and our manager will get back asap.

You will receive a confirmation e-mail once you click send. If not, please check your spam folder and mark the e-mail as safe.